Het verhaal achter... de online webinars

Een reeks online webinars voorbereiden, dat is teamwork. Bij het plannen, opzetten, en uitwerken van de reeks webinars zijn er heel veel medewerkers betrokken. De aanpak wordt besproken (Gebruiken we dezelfde intro? Hoeveel boeken lichten we uit?, Hoe lang moet een webinar duren?), we bekijken welke medewerker welke doelgroep zal behandelen – afgestemd op waar die collega binnen zijn/haar takenpakket al mee bezig is - en wanneer we de webinars best plannen (Woensdagnamiddag of toch beter op een avond?) We beginnen een webinar-reeks dus altijd met veel overleg!

De collega’s houden het hele jaar door het boekenaanbod in de gaten. Aanbiedingsfolders van uitgevers doornemen, de boekenlijsten van de verschillende programma’s en campagnes checken, websites van recensenten bekijken, boekenbijlagen, longlists, nieuwe aanwinsten in onze vakbibliotheek… Al de titels die mogelijk interessant zijn voor de doelgroep, worden bijgehouden in een lijvig Excel-document, dat door verschillende medewerkers wordt gebruikt. Geertje Bluekens, die het webinar voor beginnende lezers hostte: ‘Ik vind het zelf altijd ook verrijkend om eens naar enkele boekhandels te trekken om te kijken wat ze daar in de winkel hebben liggen. Op die manier ontdek ik vaak nog titels die toch aan mijn aandacht ontsnapt waren. Ook in de bib vind ik regelmatig inspiratie.'

Linde maakt aantekeningen bij haar boek.

Lezen is cruciaal natuurlijk. De boeken die getipt worden in de webinars, worden door één of meerdere collega’s met veel aandacht gelezen. Ze nemen stapels boeken mee naar huis, signaleren boeken aan elkaar, wisselen tijdens en na de werkuren uit wat het lezen waard is... Geertje: ‘Eigenlijk ben je gewoon een heel jaar door aan het lezen. Je blijft de hele tijd alert. Tijdens het lezen letten ze op wat dit boek waardevol maakt en waarom het de moeite is om aan te bevelen. Kwaliteit staat voorop, maar er wordt ook rekening gehouden met de voorkeur van de doelgroep. Linde Dessoy, die het webinar voor 15+ host: ‘Ik vind het belangrijk om te letten op ‘wat er leeft’ en dat indien mogelijk mee te nemen. We willen jongeren tonen dat we respect hebben voor wat ze graag lezen.’ Educatief medewerker Margot Van Dingenen: 'Door zo veel te lezen, krijg je meteen ook heel veel input voor andere campagnes, zoals Voorleesweek of Jeugdboekenmaand. Een boek is misschien niet meteen iets voor het webinar, maar past dan wel perfect bij het thema ‘water’ van Jeugdboekenmaand 2027. Dan gaat het op de andere lijst.’ Alles wat gelezen en goed bevonden wordt, komt op een longlist te staan.

Geertje werkt haar webinar uit.

Tijd om te wikken, te wegen en te schrappen. Van de lange longlist probeert elke collega een kortere shortlist van 15 à 20 titels te maken. Daarbij wordt rekening gehouden met heel veel criteria: zit er voldoende afwisseling in de thema’s, genres, illustratiestijlen, moeilijkheidsgraad, zijn er voldoende Vlaamse auteurs en uitgevers, missen we geen belangrijke titels, wat was de feedback na het vorige webinar? Geertje: ‘Ik wil altijd dat er in mijn selectie voor ieder kind iets zit dat aanspreekt. Er moet dus voldoende afwisseling zijn. Het is nooit enkel een lijst van mijn favorieten, maar een zorgvuldig afgewogen selectie, die ook door de andere collega’s gevoed wordt.’ Linde: ‘Ik probeer me ook bewust te zijn van mijn eigen bias en leesvoorkeuren. Daarom steun ik ook op de Boekenzoeker-redactie en de input van collega’s en selectielezers van de Leesjury.’

Wanneer er een shortlist klaar is, wordt er nog een laatste feedbackronde gedaan. Een heel aantal medewerkers kijken mee naar de lijst: zijn de boekentips gevarieerd en divers genoeg? Ontbreken er nog titels die voor die doelgroep echt het lezen waard zijn? Komt een boek misschien toch beter tot zijn recht in een andere leeftijdsgroep en nemen we het dus beter op in een ander webinar? Griet: ‘Altijd een spannend moment wanneer de collega’s hun shortlist doorsturen, meestal vergezeld door een paar vragen als 'Ik zoek nog non-fictie of poëzie voor mijn leeftijdsgroep'. Het is heel fijn als je een titel kan aanraden die ze zelf nog niet hadden ontdekt. Omgekeerd gebruik ik graag hun tips en feedback. De kracht van een sterke en diverse lijst zit in de samenwerking tussen alle collega's.’

Ondertussen wordt ook de communicatie rond de webinars opgestart. Want je hebt uiteraard ook een publiek nodig. Communicatieverantwoordelijke Tine Kuypers bekijkt samen met vormingscoördinator Sarah Van Tilburg welke webinars er gepland staan en hoe we die in de kijker kunnen zetten. Tine maakt visuals voor sociale media, vaak ook een video met de webinar-host en beslist in welke communicatiekanalen en nieuwsbrieven we inzetten. We vragen ook aan partners om het aanbod mee te communiceren. In de maandelijkse nieuwsbrief van de Iedereen Leest Academie worden alle webinars meegenomen. Met succes, want gemiddeld schrijven zich zo’n 200 à 300 geïnteresseerden in.

Margot maakt scans voor de presentatie.

Nu de shortlist er is, wordt het webinar verder in elkaar gestoken. Van elk boek wordt een slide gemaakt, waarmee de collega verder kan inzoomen: Hoe werken beeld en tekst hier op elkaar in? Wat kan je met dit boek doen in de klas? Welke vragen kan je bij dit verhaal stellen? Hoe linkt een boek naar de actualiteit? Naast de cover, worden vaak ook enkele prenten van de boeken ingescand - zo krijg je meteen een beter zicht op hoe het boek eruitziet. Er wordt vervolgens nagedacht over de volgorde waarin de boeken voorgesteld worden: van jong naar oud of eerder geclusterd volgens genre? Griet: ‘Ik probeer altijd naar linken tussen boeken te zoeken om een leuk bruggetje te maken. Het is fijn om daar wat mee te spelen en zo de presentatie boeiend te houden.’ Geertje: ‘Ik ben in mijn webinar voor beginnende lezers begonnen met boeken die veel eerste lezers op dit moment in het schooljaar kunnen lezen om dan uit te breiden naar boeken waar al wat meer leeservaring voor nodig is en natuurlijk naar prentenboeken, informatieve boeken en poëzie.' Zo legt elke collega een eigen accent.

Na de technische test en alle praktische voorbereiding (de link naar het webinar naar de deelnemers sturen, vragen van deelnemers beantwoorden,…), is het tijd voor hét live moment. We gaan live omdat we het fijn vinden dat de deelnemers dan vragen kunnen stellen en eventueel in interactie kunnen gaan. Alle webinars zijn nadien wel gewoon te herbekijken. Dat zorgt soms wel voor wat spanning: zal de internetverbinding stabiel zijn? Loopt er technisch niets mis? Terwijl de ene collega presenteert, checkt collega Sarah of technisch alles vlot verloopt. Op het einde van de webinar krijgen de deelnemers de kans om vragen te stellen in de chat. Geertje: ‘Je wil mensen in dat uurtje enthousiast maken om de boeken te lezen en hen nieuwe titels doen ontdekken, maar we willen ook hun professionaliteit versterken. Vandaar dat we het zo belangrijk vinden om bij elk boek een goede toelichting te geven. Het is altijd spannend om te weten of je eigen enthousiasme overspringt op de deelnemers. Een mailtje nadien waarin een deelnemer zegt dat ze met jouw tips de collectie van de bib of klasbib heeft aangevuld of dat ze veel gehad hebben aan de verwerkingssuggesties bij de boeken, doet dan extra veel deugd!’ 

Na afloop van het webinar wordt de opname ondertiteld en online gezet, zodat zo veel mogelijk mensen het webinar nog kunnen zien. Sarah: ‘De mensen die ingeschreven zijn, krijgen nadien de link naar de opname en de boekenlijst, maar we zetten de webinars ook altijd op YouTube, zodat zoveel mogelijk mensen ze kunnen bekijken. Er wordt veel tijd en veel expertise in de webinars gestoken, dus we vinden het belangrijk dat we hiermee heel wat professionals kunnen bereiken.’ We sturen ook altijd een evaluatie uit naar alle deelnemers, die we gebruiken om de webinars nog sterker te maken. En dan beginnen we van vooraf aan, voor het webinar van de volgende maand.